Effektivitet i organisationer och personlig effektivitet

av Margareta Carlsson

Figurer som symbol för effektivitet

Vad är effektivitet?

Effektivitet är graden av måluppfyllelse i förhållande till använda resurser. Det betyder att allt har någon grad av effektivitet, frågan är vilken.  Är den låg pratar vi om ineffektivitet. Är den hög pratar vi om god effektivitet eller så säger vi bara kort och gott effektivitet.

En effektiv organisation ska använda sina resurser så att de når bäst verkningsgrad på rätt områden, dvs. använda sin kraft och styrka så att den gör optimal nytta. Samma sak gäller vid personlig effektivitet, att använda sina egna resurser så att de gör optimal nytta.

Den inre effektiviteten, produktiviteten, är förhållandet mellan tillförda resurser och det som produceras. Att göra saker på rätt sätt. Den yttre effektiviteten handlar om att producera sådant som fyller mottagarnas behov. Att göra rätt saker.

God effektivitet

Det innebär att man först och främst ska ha koll på vilka resurser man har – personella, intellektuella, finansiella, tekniska, strukturella… Vad är det organisationen har att använda sig av? Ska man vara effektiv behöver man här ha både medvetenhet och systematik som gör att man fortlöpande har koll på alla olika resurser man har. Det kan handla om relevanta finansiella system (och det gör det ofta), om effektiva tekniska system och om att ha koll på vad medarbetarna tänker, känner, kan och vill.

Så ska man använda dessa resurser så att de når bäst verkningsgrad. Då handlar det om prestationer som innefattar att kunna, vilja, orka och agera. Kompetens, motivation, kultur, beteenden, teknik, processer… Det är i sig områden som vart och ett omfattar en hel del andra områden. Exempel: ”Kompetens” handlar om att kunna och det inkluderar såväl kunskap, behörighet, erfarenhet, förmåga, professionalitet och användbara redskap. Om vad och om hur. Det handlar också om tydlighet i befogenheter och handlingsutrymmen. Övriga områden (motivation, kultur, processer…) är lika komplexa. Det gäller alltså att ha koll och tänka till.

Så ska resurserna nå bäst verkningsgrad på rätt områden. Vad som är rätt områden avgörs av organisationens syfte, varumärke, värdegrund och vision. Hur tydligt är organisationens syfte, varumärke, värdegrund och vision förmedlat, diskuterat, förankrat och gemensamt i organisationen som helhet? Vet varje medarbetare hur hens dagliga beteende bidrar och påverkar? Vi talar mycket om lärande organisationer och om vikten av att alla bidrar till verksamhetens utveckling men hur stora möjligheter finns det om man inte fullt ut förstår och är delaktig?

Ovanstående betyder att effektivitet har många olika ingredienser. Det är inte en sak man ska jobba med om man ska bli effektiv utan om ett flertal kompletterande saker. Det är utifrån ovanstående man sedan sätter upp strategier för hur organisationen ska vara effektiv. Plus att man förstås också tar fram strategier för hur man ska skapa det man upptäckt att man saknar eller behöver utveckla i de olika momenten ovan.

Effektivitet på alla nivåer

Så vill det till att organisationen är effektiv på alla sina olika nivåer. När jag skriver ”medarbetarna” ovan så avser jag alla individer i alla led från ägare och styrelse till de olika ledningsnivåerna och ute i den operativa verksamheten. Det gäller både privat och offentlig sektor, även om ägarskapet och organisationerna ser lite olika ut och terminologin varierar.

Ägarna behöver vara tydliga i vad de vill med organisationen och formulera sina ägardirektiv så att de omfattar såväl mål för varumärke, värdegrund, medarbetare och kunder som finansiella mål.

Styrelsen behöver ha kompletterande kompetenser som gör att man har koll på varumärke, verksamhetsutveckling och effektivitet och kan sätta upp relevanta kriterier i VD-direktiv och kan ställa rätt typ av frågor vid rätt tillfälle till organisationens ledning.

VD och ledning ska skapa förutsättningar för organisationen och dess medarbetare att verka på bästa sätt. Det omfattar ett brett spektrum av aktiviteter inom både finansiella, personella, tekniska och strukturella områden. Exempel: Skapa medvetna och gynnande kommunikationsmönster. Odla en frisk arbetsplats med en god arbetsmiljö och en lärande miljö. Planera tekniska resurser på ett sätt som är anpassat till både människa, miljö och maskin.

Medarbetarna behöver ha förståelse för syfte, varumärke och helhet så att var och en kan bidra till verksamheten på bästa sätt i vardagen och till verksamhetens utveckling. Delaktighet i utformning av processer och möjlighet till engagemang i förbättringsarbete bidrar till effektivitet.

Det finns inga organisationer utan människor. Det är människor som ska skapa och prestera. Alla människor har styrkor. Alla människor har potential att utvecklas. Alla människor har något att bidra med. Hur arbetar organisationen med utveckling såväl professionellt som personligt av de individer som finns i organisationen?

Effektivitet och ständiga förändringar

Då och då stöter jag på organisationer där man anammat ett visst koncept/recept som t.ex. lean men där man inte tagit in själva idén bakom konceptet. Då finns risk att det inte blir så effektivt i slutänden ändå.

Att vara effektiv handlar inte om att ösa på i 180 och knappt hinna andas. Effektivitet handlar däremot mycket om att förstå och reflektera på daglig basis och anpassa sina ageranden på ett följsamt sätt utifrån varumärke, värdegrund, mål och de förändringar som organisationen hela tiden både skapar och ”utsätts” för. Det handlar både om strategiskt proaktivt arbete och strategiskt reaktivt arbete, både om att förekomma och om att anpassa.

Det handlar mycket om ständiga förändringar, förbättringar och prioriteringar och då gäller det att kunna koppla dessa till en genomtänkt helhet.

Om ditt enda redskap är en hammare så tenderar du att se alla problem som spikar.
(Abraham Maslow, am. psykolog)

Det gäller att ha lite bredd i sin kompetens och flera olika verktyg i lådan. Ta hjälp! Ingen kan allt. Alla behöver impulser utifrån – hela människans identitetsutveckling bygger på det och det gäller för organisationers utveckling också. Det finns andra som har gjort likartade resor som den man planerar som man kan få tips av. Det finns specialister på olika områden som kan bidra.

Man kan inte göra allt hela tiden – det bör man inte heller. Man kan inte heller göra lite hur som helst och tro att det blir bra – det blir det inte. Effektivitet jobbar man med genomtänkt på flera olika plan parallellt och det är ett fortlöpande arbete som, eftersom både människor, organisationer och samhällen förändras, aldrig blir färdigt.

En effektiv organisation sitter inte nöjd och är sig själv nock.

Hur arbetar jag med dessa frågor – vad erbjuder Atheragram Structura?

Atheragram Structura, dvs. jag, arbetar med chefsstöd, ledarskaps- och organisationsutveckling. Att arbeta effektivt är en viktig ingrediens i såväl måluppfyllnad som lönsamhet i privat sektor och hushållning av gemensamma resurser i offentlig sektor. Jag arbetar med effektivitet i hela kedjan från kartläggning av resurser till bäst tillämpning av dem på rätt områden. Det betyder att jag arbetar med ägare och styrelser i framtagande av direktiv, med företagsledare och ledningsgrupper i strategiska arbeten och i utveckling av ledarskapet samt ute i organisationer med utveckling av grupper, individer och medarbetarskap. Mina huvudområden är varumärke, kultur, värdegrund och kommunikation, skulle man kunna säga, och med fokus på människan i organisationen och dennes prestationer.

Funderingar? Varmt välkommen att kontakta mig på telefon 070-722 37 34 eller mejla .

Figurer som symboliserar effektivitet

Välkommen att dela inlägget:


Tillbaka

Lägg till en kommentar

Nyhetsbrev

Vill du få gratis information om nyheter, aktiviteter m m kring Atheragram Structura?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev genom att skriva in din e-postadress.
Du kan när som helst avsluta prenumerationen.


Andra inlägg...