Om att arbeta och leda på distans

Är det här något vi behöver prata om och träna på?

Jag tror det, jag upplever att det fortfarande är "på bordet" på arbetsplatser jag möter i mitt jobb. Så jag skriver om det.

I olika branscher och företag har distansledarskap länge varit en naturlig del. Jag har exempelvis själv lett på distans sedan början på 2000-talet då jag började ha personal på flera olika fysiska platser. I och med Coronapandemin så har arbete på distans ökat i samhället över lag. Vad ska man särskilt tänka på då? Här är några punkter:

Hur vår hjärna fungerar

Vår hjärna letar konstant efter potentiella hot, det är en del av vår överlevnadsinstinkt (på gott och ont). Vår hjärna söker därför efter kontraster, det som sticker ut, ser saker ”i relation till”, just för att det som sticker ut kan vara ett potentiellt hot. När vi nu plötsligt befinner oss i en situation där våra arbetsdagar ser helt annorlunda ut ”än normalt” så reagerar vår hjärna: ”Vad är nu detta? Det här är inte som vanligt… Bäst att ha extra koll…”.

Det i sin tur leder till något annat som vår hjärna gillar: energisparläge. För man vet ju aldrig om det kan komma ett hot och då är energi bra att ha. Om nu hjärnan upplever ett potentiellt hos så drar hjärnan på energisparläget. Jämför med alla som under första halvan av pandemin jobbade hemifrån som sa ”jag har liksom inte samma energi…”.

Om vi på det lägger att vår hjärna väljer alternativ med mest belöning och minst obehag samt vill ha snabba belöningar framför långsiktiga – vad betyder då allt detta för 1) hur du leder dig själv och 2) om du är ledare: hur du leder andra? Några områden lyfter vi nedan.

Vi är gruppdjur

Vi människor behöver en grupp att vara ”vi” med. Det tryggar oss. Det är också en del i vår överlevnadsinstinkt, för ensam är inte stark utan stark är man i ömsesidigt beroende med andra. Forskning visar att det är viktigare att tillhöra en grupp än att tala sanning. Det kan du se hos dig själv, för visst finns det en gräns för när du säger ifrån om något är galet? Ju tryggare du är i gruppen desto tidigare och tydligare säger du ifrån, skulle man kunna säga, och i vissa fall förblir du tyst för ”det är inte värt det”. Detta handlar just om behovet av gruppen.

Vi behöver alltså hitta sociala aktiviteter digitalt som upprätthåller gruppen och vara extra noga med incheckningar och varvet runt när vi arbetar/leder på distans, för att upprätthålla ”vi”.

Energin – hur är det med den?

Hur är ditt energiflöde vid hemarbete visavi när du är på kontoret eller ute på sajten? Vad ger dig energipåslag respektive tar din energi hemma visavi när du är ute? Om du temporärt arbetar mer hemma, hur kan du då omformulera ditt arbetsupplägg så att du inte bara ”flyttar hem” arbetet utan faktiskt ”arbetar hemifrån”, för det innefattar så mycket mer. (Datorisera visavi digitalisera, om vi använder den liknelsen.)

Exempel:

Normalt arbete på fysisk plats innefattar kanske för dig att åka dit, gå från bilen och in, heja på kollegor, prata några ord, klä om, arbeta gåendes och ståendes till stor del, på lunchen gå iväg och äta på annan plats, diverse fysiska interaktioner och dialoger under dagen, klä om, åka hem.

Jämför med temporärt hemarbete (och detta är ett vanligt scenario, säger min erfarenhet mig): Gå upp, klä på sig (varierande grad av normal klädsel), äta frukost, plocka fram datorn på köksbordet eller i soffan, sitta och jobba hela dagen, gå ett par steg till kök/spis och fixa lunch, sitta igen hela eftermiddagen och jobba, kanske ända tills familjen ramlar in framåt kvällen. Ett och annat teamsmöte finns också med, då man också sitter och det är väldigt lite småprat i mötena utan fokus på effektiva möten. I övrigt mestadels skriftliga meddelanden i chattar och mejl.

Ser du skillnaden i energi?

Lägg så på hjärnans energisparläge på det.

Här gäller det att tänka till så att man får fart på energin även hemmavid.

Gå ett varv ute till och från jobbet, inte för att du behöver utan för att det är bra och påminner om normalt beteende.

Ta paus på lunchen och gå ut i dagsljuset lite eller läs en bok eller lek/spela en stund, viktigt att ladda energi vilket också lunchen är till för. Det är faktiskt också ok att passa på att tvätta och hänga tvätt när man är hemma för det ger också hjärnan en paus vilket gör oss mer lämpade att jobba vidare sedan.

Fysiska möten med andra människor och teamsmöten med andra människor är inte rakt av jämförbara, det vet alla som provat och jämfört, även om det är gott att vi kan ha digitala möten med andra och upprätthålla våra relationer. Du kan kombinera rörelse och frisk luft med möte om du har "walk and talk" - om ni har kommit överens om det på din arbetsplats, se nedan.

En fysisk träff i korridoren med kollegan som du pratar med en stund som ger dig en kick kanske när du är hemma ska ersättas med något helt annat men som ger dig samma energi-påslag och dopamin-kick, exempelvis att dansa loss till en låt som du gillar eller göra några squats på vardagsrumsgolvet.

Spelregler för digitala arbetsplattformar och distanssamarbeten

Vad ska vi ha för förhållningssätt och ”regler” oss emellan när vi arbetar? Det är alltid viktigt, inte bara vid distansarbete. Det som är viktigt att tänka på är att det förändras om man arbetar temporärt på distans visavi hur det normalt ser ut.

Exempel på frågor som klargör spelregler:

• Vilken ambitionsnivå ska vi ha i vårt arbete?
• Vilka värderingar står vi i och utgår vi från tillsammans?
• Vilken ska vår attityd sinsemellan och utåt vara?
• Vilka förväntningar har vi på varandra?
• Vilka beteenden är ok och inte ok?
• Hur bidrar var och en?
• Hur ställer vi upp för varandra?
• Vilka forum ska vi förmedla vilken information i?
• Hur snabbt förväntas man svara på sms, mejl eller i teamschatt?
• Hur tillgängligt förväntas jag vara och under vilka klockslag?
• Måste jag arbeta t.ex. 7.00-16.00 eller kan jag få arbeta mer fritt i tid när det passar mig, t.ex. kl. 7.00-10.00 plus kl. 14.00-19.00?
• Får jag sitta ute på offentlig plats – ex. ett kafé eller i en park – och arbeta? Får jag gå på promenad samtidigt som jag för ett telefonsamtal?

Väldigt ofta vid konflikter så finns i bakgrunden otydliga spelregler och outtalade förväntningar på varandra som man inte upplever uppfyllts och det leder till missnöje och i vissa fall dubbelarbete och skev arbetsbelastning och påverkar gruppdynamiken negativt. Vi behöver snacka ihop oss på jobbet. Det gäller både vid fysisk och vid digital samverkan.

Vi-skapande aktiviteter och kommunikation

Hur förhåller vi oss till sådant vid distansarbete? Behovet människor emellan ser väldigt olika ut på det här området. Ska vi ha gemensam morgongympa eller morgonfika med incheckning eller teamsfika på em? Vem ska vara med då och måste man vara med? Ska vi ha olika chatflöden med information så att alla alltid håller alla informerade om allt – eller vem ska egentligen informeras om vad och i vilket flöde?

Som exempel kan jag nämna en arbetsplats jag kommit i kontakt med där man var så mån om att skapa sociala flöden och kanaler då majoriteten av medarbetarna nu skulle arbeta på distans mot normalt på kontoret, så att man i stället skapade stress hos medarbetarna i att hålla koll på alla dessa olika kanaler… Det gäller att tänka till. Ha dialog tillsammans; vad är det vi behöver och vill ha? Vad av detta ska vara obligatoriskt och vad ska vara frivilligt?

Jag har också, i pandemins spår, talat med en mängd chefer som förmedlat att det bildats diverse spontana subgrupper som normalt inte funnits, inte alla av godo. Liksom att de grupper som kanske borde hållit kontakt har tappat bort varandra. Att ha koll på gruppdynamiken är precis lika viktigt när man leder på distans som när man leder fysiskt.

Vad gör folk egentligen på dagarna?

Så var det då detta med ”hur vet jag om de jobbar när jag inte ser dem” och känslan kollegor emellan att vissa maskar nu när de inte syns… Är det så stor skillnad på distans visavi när vi är fysiskt på plats? Är det inte så att de som jobbar hårt på plats är de som jobbar extra hårt på distans för att de är samvetsgranna och vill göra rätt för sig, och de som maskar på plats väl gör det hemmavid också? Vi blir ju inte helt annorlunda i vår karaktär för att vi byter fysisk plats.

Som chef, hur vet jag vad folk gör/skapar/bidrar med på arbetet, oavsett plats? Vad är arbete? Hur mäter vi prestation? Hur mycket förtroende och tillit har vi i arbetet? Det gäller att ha uppdragssamtal och skapa tydlighet kring förväntningar och resultat. Då spelar det mindre roll var människor är – såvida de inte fysiskt ska vara på en viss plats för att kunna göra ett visst jobb. Det är svårt att exempelvis köra en buss med passagerare, vårda patienter eller montera elledningar hemifrån…

Hur mår människor?

Viktig fråga! Kanske den viktigaste när vi arbetar och/eller leder på distans. Hur ser vi varandra, så att vi kan ha koll på varandras mående och bry oss om varandra? Hur har vi en nära kontakt även när vi är fysiskt på olika plats? Hur läser vi av varandra? Hur och vad berättar vi för varandra? Täta avstämningar är viktigt. Liksom att ha kameran på vid möten så att vi kan se varandra. Vi behöver också bli bättre på att prata om just detta, hur vi mår.

Försäkringarna, ha koll på dem.

När vi är på arbetet och på vägen till och från arbetet så är vi försäkrade genom arbetsskadeförsäkring. Vad gäller då om man arbetar hemifrån? Då gäller till viss del samma regler och till viss del inte. Olycksfall ska alltid ha direkt samband med det arbete du ska utföra. Det är enklare att avgöra om man fysiskt är på en arbetsplats. Vad är det då hemmavid? Det kan t.ex. vara att du snubblar på datorsladden till jobbdatorn, har ett walk-and-talk-möte (promenerar och har telefonmöte samtidigt) med jobbmobilen om arbetsgivaren har godkänt sådana eller åker till kontoret för att hämta material.

Om du däremot snubblar på en leksak när du är på toa och slår huvudet i badkarskanten, eller går ut i köket för att hämta kaffe och halkar och slår dig, så gäller inte försäkringen. Då är det av stor vikt att medarbetaren själv har en egen olycksfallsförsäkring som kickar in.

Viktigt område, läs mer här. Det finns numera en del domar på området, så prejudikat bildas. Du kan läsa exempel här.

Dina egna erfarenheter?

Detta var några inspel från mig. Vad är dina egna bästa tips och erfarenheter på området?

Om du känner att du vill få mer kött på benen inom något område ovan så ska du veta att jag föreläser, utbildar och coachar på områden som dessa och kan bistå dig på olika sätt, om du så önskar. Känn dig alltid välkommen att höra av dig till oss för ett förutsättningslöst samtal.