Alla dessa möten - varför, vem och hur?

Känner du i ditt jobb att du deltar på precis rätt sorts och rätt mängd möten? Konstruktiva, kreativa och givande möten med rätt innehåll tillsammans med för ämnet rätt människor? Om svaret är nej, och du vill ha tankar kring hur man kan komma till rätta med detta, så är det här ett blogginlägg för dig.

När jag är ute i organisationer av olika slag och frågar människor vad de helst skulle vilja ändra på eller komma till rätta med så svarar i princip alla: ”möten”. Det spelar ingen roll om jag pratar med chefer och arbetsledare på olika nivåer i organisationen eller medarbetare i olika roller runt om i organisationen. Alla upplever samma sak: det är för många möten och det är för många möten som inte ger så mycket.

Ordning på mötesstrukturen?

Vad är det som gör att vi har så svårt att få ordning på våra mötesstrukturer? Analoga eller digitala, har vi bättre ordning på det ena än det andra? Nej, det verkar inte så... 

Möten är samvaro. Att mötas. Att se varandra. Att vara tillsammans. I närvaro, i samma ämne, i samma ärende, i samma svårighet, i samma glädje. Möten är till för kommunikation - verbal eller ordlös. Det är hela poängen med möten.

Finns det en kommunikationsstrategi?

Möten är en del av kommunikationsstrategin som i sin tur behöver ses över i tre steg i den här ordningen:

Strategiskt 

• vem - behöver veta:
• vad - vilken information
• varför - av vilken anledning, vad är syftet med att få veta
• när - vilken är tidsaspekten och/eller ordningen i flödet
• hur - kommunikationssätt (vissa saker finns det faktiskt lag på hur de ska kommuniceras)
• från vem - ansvar för kommunikationen och/eller lämplig att kommunicera

Här behöver man göra jobbet att sätta sig ner och tänka till. Både övergripande och i det vardagliga. Hur ofta kallar du själv till möten utan att ha tänkt igenom vem/vilka, när, hur och om vad ordentligt? Hur ofta kallas du till möten där det inte ens framgår vad mötet ska handla om?

Socialt

Nästa steg rör samverkan mellan människor. På vilket sätt påverkar kommunikationen det sociala samspelet och på vilket sätt vill man att kommunikationen ska påverka? Nu väver man in den aspekten i det man kom fram till under första punkten.

Tekniskt

Först i det här skedet tar man ställning till vilka hjälpmedel som finns att tillgå, inte tidigare i processen än så. Nu funderar man på om man ska nyttja hjälpmedel såsom telefon, e-post, teamsmöten, anslå på fysisk/digital anslagstavla eller skicka (ev. rekommenderat) brev till den det berör.

Utifrån den strategi man sedan har för kommunikationen på företaget, i arbetsgruppen, i fotbollslaget… så formulerar man policys/riktning och rutiner/vanor kring hur man ska använda fysiska möten, digitala möten, e-post, intranät, sms, telefon…

När ska man ha just möten?

Jag brukar säga att möten ska man ha om man

1) vill förmedla information som man tror kommer att väcka frågor.

2) vill ha dialog kring någonting.

3) av olika anledningar särskilt behöver bygga eller upprätthålla en relation.

4) vid de flesta ”svåra samtal” - exempelvis återkoppling av mer omfattande art, gränssättande samtal, omplaceringar och uppsägningar.

Möten är alltså till för att mötas - kommunicera, inte informera. Det är skillnad på information och på kommunikation. Information är enkelriktad medan kommunikation bygger på utbyte och ömsesidighet. Ordet ”kommunikation” kommer ursprungligen från latinets communis, gemensam, och communicare, göra gemensamt.

Sådant som inte förväntas väcka frågor, kräver dialog etc. skapar man med fördel en annan vana kring än just möten, exempelvis mejlutskick eller anslag på fysisk/digital anslagstavla. (Så är det självklart viktigt att man förmedlar att alla som ändå har frågor eller förslag eller åsikter är välkomna att förmedla dem, och var/när man kan göra det.)

Olika typer av möten

Detta med att ha stående dagordningar och lista ekonomi, personal, produktion, utveckling etc. som punkter under varandra är otroligt vanligt. Tycker du att det fungerar? Som jag skrev överst: de flesta tycker inte det. Varför gör man så då? Stående dagordning kräver minst ansträngning, det är enkelt, vi är vana att göra så.

(Det där med att slippa anstränga oss, det gillar vår hjärna, som bekant, att spara energi - ifall att något skulle dyka upp så att vi behöver den till annat… Det är ett helt annat blogginlägg men värt att ändå nämna här. Vi får lov att anstränga oss om vi ska göra något bättre, det går liksom inte annars. Så vi får lov att göra ”override” på, koppla förbi, vår hjärna då och då: fatta ett beslut och ha självdisciplin nog att agera i enlighet med det.)

Jämför ett möte för att fatta beslut i en fråga med ett möte för att sporra och peppa varandra till nya innovativa idéer. Det är två helt olika attityder och energier som ska till. Två helt olika ingångar, två helt olika förberedelser. Vad gör man då? Man kan med fördel ha två olika möten. Kanske också med olika deltagare. Eller flera olika möten, exempelvis problemlösningsmöte, motiverande möte, analysmöte, uppföljningsmöte… 

Effektiva möten

Nu har vi beslut kring att möte ska äga rum och kring vad, vilken typ av möte. Effektiva möten är just möten med ett tydligt syfte, först då kan man planera resten rätt. Då behöver vi ta ställning till

• Hur ofta vi ska mötas?
• Hur länge ska vi mötas?
• Vilka ska delta? *
• Förhållningssätt/spelregler för mötet? (avbrott, tidsoptimister, pratkvarnar…)
• Fysisk, vilken lokal, eller digitalt, vilken form?
• Hur hanteras frånvaro från mötet? (missad kommunikation, respekt)
• Hur hanteras agendan så att den blir meningsfull och vem sätter upp den?
• Ska det föras protokoll eller anteckningar och i så fall av vem?
• Hur bereds frågor?
• Hur förmedlas material? (före om man ska läsa något)
• Hur fattas beslut?
• Hur följer vi upp?

* Angående vilka som ska delta vill jag slå ett slag för att människor deltar på delar av möten. Alla måste inte alltid veta allting om allting. Så ser väldigt sällan en kommunikationsstrategi ut. Ofta deltar människor på möten 1) för att de ska informera eller lyssna eller föra dialog på en eller några få av punkterna på mötet eller 2) för att de är rädda för att missa något och därför bevakar mötet mer än deltar på det eller 3) någon annan anser att de borde delta på mötet och de tar inte själva ansvar för sina prioriteringar eller tror inte att de får prioritera bort ett möte. De tre exempel som jag hör och ser oftast när jag är ute på olika arbetsplatser, även om det förstås finns andra skäl också.

Välj deltagare. Man kan ha representation där en person i en grupp deltar och mer informellt förmedlar till övriga efteråt. Man kan ha vissa deltagare på vissa punkter, så kommer de när det är dags för dem eller går när deras punkt är avklarad.

Ja, det sistnämnda betyder att man måste man träna på tidsbedömning och på att hålla tider, både på mötet och om man ska ansluta på delar av det. Det är också viktigt för effektiva möten, att börja och sluta i tid. Gärna sluta före utsatt tid om man klar. (Empirin visar att stående möten för övrigt har en tendens att gå fortare även om man går igenom samma frågor.)

Följ upp. Att ha möten där man fattar beslut, kommer överens om saker och ting, och sedan går vidare utan att följa upp hur det sedan blev är inte effektivt alls och leder inte heller till förbättring och utveckling.

Fatta därför hellre ett beslut som alla sedan ser till att agera på och implementera än flera beslut som man inte mäktar med. (Jag hörde en gång att av alla beslut som fattas i en ledningsgrupp så är det endast 20% av dem som implementeras i organisationen. Sant? Jag vet faktiskt inte. Men om det är så, vad beror det på? Ja, organisationer är tyngre än grupper, och implementering - att gå från ord till handling och från det till en vana som fungerar - tar tid. Som sagt, bättre ett beslut som blir en god vana.)

Ett effektivt möte, slutligen, har mer kreativitet än prestige i sig. När det går prestige i frågor och samverkan så skapar det sällan de resultat som är bäst för organisationen som helhet.

Lycka till med dina möten!

Och du, om du vill ha ett bollplank i processen att ta fram en bra mötesstrategi, så är du självklart alltid välkommen att höra av dig.