Effektivitet - resurs eller flöde?

Vill du få gjort det du ska på enklast möjliga sätt och samtidigt med bästa möjliga resultat, utan stress och utan att slita ut dig? Idag skriver jag om en aspekt på detta: resurs visavi flöde.

Hur mycket pratar vi om att vara effektiv och effektivisera? Så mycket så att man ibland blir matt? När har vi till och med gått lite för långt när det gäller att effektivisera, i synnerhet i organisationer, så att det blir ineffektiva effekter? Själv tycker jag mig höra ganska många sådana resonemang numera och jag är benägen att hålla med då och då.

Vad är egentligen effektivt? Det är skillnad på resurseffektivitet och flödeseffektivitet. Det vill jag skriva några ord om idag.

Normalt när vi talar om effektivitet så avser vi resurseffektivitet. Fokus är på använda resurser (personal, ekonomi, teknik…) optimalt. Få ut så mycket som möjligt ur de där resurserna, oavsett vilka de är. Då organiserar vi t.ex. i avdelningar och varje avdelning ska optimeras på sitt område.

Ex. Nisse har ont i benet. Nisse besöker vårdcentralen. De hänvisar till röntgen. Nisse väntar på röntgentid. Röntgas. Inväntar återkoppling. Går till läkaren och får det. Han behöver opereras. Väntar på operationstid. Opereras.

Respektive avdelning - vårdcentral, röntgen, operation - är resurseffektiviserade, dvs. man ska se till att få ut så mycket som möjligt av dessa olika avdelningar. Ex 1: anställa personal med expertkompetens kring röntgen. Ex 2. använda röntgenmaskinen mesta möjliga så att den ekonomiska investeringen är försvarbar.

Jag jobbar mestadels med utveckling av chef- och ledarskap. Många chefer och ledare (och mång andra också) ser allt som oftast sig själva som resurs vilket också gör att man "finns för alla" och om man alltid väljer det spåret så blir det egna arbetet i sin helhet ineffektivt.

Om vi arbetar med lean så arbetar vi normalt med flödeseffektivitet. Flödeseffektivitet har processfokus och fokuserar på den ”enhet” som är central i processen. I exemplet ovan är det Nisse. I stället för att Nisse ”springer runt” så organiserar man en sjukvårdsenhet där både läkare, röntgen och operation är på plats. Nisse går dit och går snarare genom olika rum i ett flöde tills han landar i operation. Nisses väntetid är minimal, Nisse är i fokus i processen.

Du kan jämföra med tillverkning av exempelvis en bil, där bilen i sakta mak rör sig framåt på "linjen" och så bygger människor och robotar på bilen lite i taget så att den i slutet av linjen är färdig. Bilen är enheten i centrum.

Dessa båda sätt att effektivisera är inte förenliga med varandra så man behöver fråga sig vad som blir mest effektivt i olika situationer; resurs eller flöde?

När du arbetar så kan du göra det med telefonen påslagen och dörren öppen och vara tillgänglig för alla som behöver tala med dig, när de anser sig behöva tala med dig. Då agerar du som en resurs för andra. Det har sina poänger - men inte alltid.

Det finns lägen där du behöver tänka och koncentrera dig. Då vore det bättre att satsa på flödeseffektivitet: stänga in sig, stänga av telefonen, och låta arbetsuppgiften vara i centrum tills att den är utförd och "i mål". Hur bra är vi på detta? Dagens reflektionsfråga.

Så, igen: Vill du få gjort det du ska på enklast möjliga sätt och samtidigt med bästa möjliga resultat, utan stress och utan att slita ut dig? Vill du ha stöd och utmaning i att utveckla denna din förmåga? Hör av dig! Detta är ett område inom vilket jag coachat människor i närmare 17 år, utöver att jag innan dess också jobbat själv med de metoder och strategier jag förmedlar när behov av dem finns.

Om effektivitet och prioriteringar intresserar dig så finns här ett inlägg om prioriteringar och Eisenhowerprincipen.

(Tecknad bild: Atheragram Ledarskap. Foto: Pixabay/ds_30)